Организация архива на предприятии

При организации архивирования документов на бумажных или других носителях важно придерживаться процедуры сдачи в архив, оговоренной законом. Само помещение архива нужно организовать так, чтобы:
• документация не портилась;
• бумаги можно было легко найти и идентифицировать при необходимости;
• доступ посторонних к секретным документам был минимизирован.

Требования к размещению документов

В архив может сдаваться самая разная документация: бухгалтерская, из отдела кадров, закрытые договора, выполненные по заказу проекты и множество других видов бумаг. Документы могут быть в папках разного вида, иметь стандартный формат (А4) или нестандартный (А3, рулоны, сшивки и т.д.). В каждом случае для хранения требуются подходящее оборудование и мебель.
К помещениям архивов предъявляются определенные требования. К мебели для хранения документации жестких требований нет. Однако нужно соблюсти следующие условия:
• Обеспечить сохранность и идентификацию документов, возможность получить доступ ответственным лицам к каждому из них.
• Разместить дела каждого подразделения в одном месте, распределить по годам.
• Архивные дела нельзя хранить штабелями на полу, подоконниках, столах и в других не предназначенных местах.
Папки размещаются на полках мебели: картотечных шкафов с ящиками, стеллажей с полками, сейфов. Картотеки и сейфы – оптимальный вариант, если нужно ограничить доступ к архивным бумагам.

Спрятать под замок: картотеки и сейфы для архива

Современные картотеки металлические представляют собой металлические шкафы с ящиками, которые закрываются на ключ. Закрытое хранение бумаг препятствует доступу пыли, прячет договора и счета от любопытных глаз. Производитель снабжает шкафы надежными направляющими для удобного выдвигания ящиков. Система направляющих выдерживает несколько тысяч рабочих циклов. Исходя из специфики предприятия, можно выбрать картотеки с разным количеством и высотой ящиков.

Металлические сейфы обеспечивают еще более высокий уровень безопасности. Они – частые гости не только в архиве, но и в кабинетах дирекции. Сейфы крепятся к конструкциям стен и пола, чтобы исключить возможность выноса. Если при хранении документов больше важна пожарная безопасность, чем возможность кражи, сейфы заказываются в мобильном исполнении. Такие модели не крепятся, их можно вынести в случае пожара.

  • Дата публикации: 7 Февраль, 2018

Комментарии к статье «Организация архива на предприятии»:

Запрещены. Если хотите прокомментировать - напишите автору

© 2014-2016 Swtor-guild.com при копировании материалов активная ссылка на сайт обязательна